勤怠表・シフト表が作れるエクセルテンプレートはこれだ！～シフト表作成から勤怠の自動計算方法まで～

2023年4月30日 2023年5月10日

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コラム

まずは無料でアカウント作成

エクセルで勤務表・シフト表を作成する方法

関数などを利用して1から作成する

作業を自動化させるために、関数を利用して1から勤務表・シフト表をつくる方法です。勤怠打刻と時給を入力すると、自動で複数の計算を行いエクセルに反映できるので、効率よく勤怠管理ができます。関数の知識が必要にはなりますが、エクセルで効率よく管理したい場合にはおすすめの方法です。

テンプレートを利用してすぐに作る

もう1つの方法は、テンプレートを利用することです。適したテンプレートが見つかれば、かなりの手間を削減できるのでおすすめです。また関数を利用することで欲しいデータを自動で算出することもできるので、アレンジ次第ではとても便利です。

テンプレートから勤務表・シフト表を作成する方法

テンプレートから勤務管理表（シフト）を作成できると、すぐにデータの入力ができるので便利ですよね。WPS Cloudでは勤務表やシフト表を自由にアレンジできるテンプレートを各種ご用意しています。無料で使えるので是非、活用してください。

→WPS Cloudですぐに作れるテンプレート詳細はこちら

PCで作成する場合

WPS CloudのデスクトップアプリかWebブラウザを起動
「テンプレート」をタップ
「Spreadsheets」をタップ
シフト表を選んで作成

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スマホで作成する場合

WPS Cloudのスマホアプリを起動
右下の「＋アイコン」をタップ
「Spreadsheets」をタップ
テンプレートを選んで作成

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勤務表・シフト表から自動計算する方法

テンプレートで作るにしろ、自作でエクセルから作るにしろ、勤務表・シフト表から勤怠時間や給与を計算する必要がありますよね。こちらでは作成した勤務表・シフト表から必要な計算を自動算出する方法を解説します。

勤務時間を自動計算する方法

エクセルの関数を利用して、勤務時間の自動計算が可能です。出勤時刻、退勤時刻、休憩時間から算出して1日の勤務時間が自動で計算できます。

＜計算式＞

退勤時刻－出勤時刻－休憩時間＝勤務時間

たとえば、C4セルに「出勤時刻」、D4セルに「退勤時刻」、E4セルに「休憩時間」を入力すると、「D4-C4-E4」の計算式で勤務時間を自動で計算できます。この例では、F4セルに自動計算した内容が反映されてますね。そして、F4セル以下に同様の数式をコピペすることで、翌日以降の勤務時間も表示することが可能です。

合計勤務時間を自動計算する方法

さらに、1月分の勤務時間を自動表示させるには、エクセルのSUM関数を利用して算出できます。

＜計算式＞

sum(各日の勤務時間)＝合計勤務時間

合計勤務時間を算出したいセルに上記の計算式を入力します。sum関数の（）内は、対象としたい勤怠時間の範囲を選択してください。上記の表だと4月1日の勤務時間があるF4セルから、4月30日の勤務時間があるF 33セルまでを指定して、F34セルに「sum=(F4:F33)」とすることで合計勤務時間が算出できました。

もし合計勤務時間が正しく表示されない場合は、セルの書式設定から「その他の表示形式」を選択、「カスタム」で「 [h]:mm」を入力して、「OK」で正しい表示がされます。